Должная осмотрительность: как проверить контрагента за 15 минут

Проверить нового партнера можно за 15 минут, не выходя из браузера. А если этого не сделать и партнер окажется «пустышкой», налоговая может пересчитать ваши налоги так, будто сделки не было. Рассказываем, что проверить, какие бумаги сохранить и как к этому относятся суды.

Зачем вообще проверять партнера

Должная осмотрительность — это когда вы перед сделкой собираете и смотрите информацию о будущем партнере, чтобы понять: это настоящая работающая компания, которая способна выполнить договор?

Прямой обязанности проверять контрагентов нет. Но налоговая признает ваши расходы и вычеты НДС только по настоящим сделкам, которые выполнил именно тот, с кем вы подписали договор. Если окажется, что поставщик — фирма-однодневка, а товар пришел «неизвестно откуда» или его не было вовсе, бизнес может:

потерять расходы по этой сделке — значит, заплатить больше налога на прибыль или налога по упрощенке;
лишиться вычета НДС — и доплатить налог в бюджет;
получить пени и штраф: обычно 20% от недоплаты, а если налоговая докажет умысел — 40%.

Хорошая новость: если вы проверили партнера так, как это сделал бы любой разумный предприниматель, и не могли знать о его проблемах, отвечать за его грехи не должны. Но это нужно доказать — и тут помогают сохраненные результаты проверки.

Чек-лист: проверка контрагента за 15 минут

Все сервисы ниже бесплатные и официальные. Понадобится только ИНН или ОГРН партнера. Результат каждого шага сохраняйте — скриншотом или PDF с датой.

Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (2 минуты). Сервис ФНС egrul.nalog.ru. Скачайте выписку с электронной подписью ФНС. Проверьте: статус (не в процессе ликвидации или исключения), дату регистрации, руководителя и учредителей, адрес, основной ОКВЭД. Совпадает ли вид деятельности с предметом сделки?
«Прозрачный бизнес» (3 минуты). Сервис pb.nalog.ru показывает в одном окне: отметки о недостоверности адреса или директора, массовый адрес, задолженность по налогам свыше 1 000 руб., сдает ли компания отчетность, среднесписочную численность, уплаченные налоги и спецрежим. Ноль сотрудников при сделке на миллионы — повод задать вопросы.
Дисквалификация директора (1 минута). Реестр дисквалифицированных лиц на сайте ФНС. Если подписант договора дисквалифицирован, он не вправе руководить компанией, а документы с его подписью уязвимы.
Блокировка счетов (1 минута). Сервис ФНС о решениях о приостановлении операций по счетам. Заблокированный счет — признак налоговых проблем у партнера.
Бухгалтерская отчетность (2 минуты). ГИР БО: выручка, активы, основные средства. Есть ли у компании ресурсы, чтобы поставить товар или выполнить работы?
Судебные дела (3 минуты). Картотека арбитражных дел по ИНН. Смотрите не количество дел, а их суть: массовые иски о неоплате, споры с налоговой, заявления о банкротстве..
Исполнительные производства (1 минута). Банк данных ФССП. Крупные долги по исполнительным листам, особенно налоговым, — тревожный сигнал.
Банкротство и существенные факты (2 минуты). Федресурс: намерения кредиторов подать на банкротство, сообщения о ликвидации, реорганизации, залогах.

Этот минимум подходит для обычных закупок. Для крупных и нетиповых сделок (дорогое оборудование, подряд на значительный объем работ) проверку нужно расширять — об этом ниже.

Какие документы сохранить

Сама по себе проверка ничего не стоит, если через два-три года вы не сможете ее показать. Налоговая приходит позже, а сайты к тому времени покажут уже другие данные. Поэтому заведите на каждого крупного партнера папку — «досье» — и сложите туда:

результаты проверки по чек-листу — выписку из ЕГРЮЛ и скриншоты или PDF из сервисов, обязательно с датой;
документы от самого партнера — устав, карточку компании, приказ о назначении директора, доверенность, если договор подписывает не директор;
подтверждение, что у партнера есть ресурсы — сведения о сотрудниках, складе, технике, лицензиях или допусках СРО, если они нужны для работы;
деловую переписку — письма с обсуждением условий, коммерческие предложения, протоколы встреч;
причину выбора — короткую служебную записку: почему выбрали именно этого поставщика (цена, сроки, рекомендации, сравнение нескольких предложений);
следы реального исполнения — транспортные накладные, данные водителей и машин, фото на объекте, акты приемки.

Устав не обязательно просить у самого партнера: электронную копию из регистрационного дела можно получить через сервис ФНС — для этого нужно авторизоваться. Сохраните файл в досье и посмотрите в уставе, кто и в каких пределах вправе подписывать договоры от имени компании.

Последние два пункта бизнес часто упускает, а для суда они нередко весят больше, чем выписки. Налоговая все чаще спрашивает не «проверили ли вы партнера по базам», а «почему вы выбрали именно его и кто фактически привез товар». Срок хранения досье — не меньше пяти лет после сделки.

Пример из практики: дело «Звездочки»

Это дело дошло до Верховного суда и до сих пор служит ориентиром для налоговых споров о проверке партнеров.

Что произошло. Мурманская компания «Звездочка» купила у поставщика инструмент и стройматериалы примерно на 2,5 млн руб. и заявила вычет НДС около 392 тыс. руб. Налоговая вычет сняла. Аргументы: у поставщика один сотрудник, нет склада и транспорта, налогов он платил очень мало, а документы подписал не директор.

Как решали суды. Первый суд согласился с налоговой: покупатель не запросил рекомендации и документы о деятельности поставщика — значит, не был осмотрителен. Апелляция признала, что поставка была реальной, но вычет все равно не вернула: компания не объяснила, почему выбрала именно этого поставщика.

Что сказал Верховный суд (определение от 14.05.2020 № 307-ЭС19-27597). Суд отменил решения и отправил дело на пересмотр. Главные выводы простым языком:

Покупателя нельзя наказывать за то, что поставщик мало платит налогов, если покупатель об этом не знал и не мог знать.
Проверку оценивают по меркам обычного разумного бизнеса, а не ищут, где компания могла бы выбрать «получше».
Глубина проверки зависит от сделки. Для обычной закупки расходников хватит базовой проверки. Для дорогого оборудования или крупного подряда требования выше.
Важно, кто кого должен убеждать. Если партнер выглядит как реальная компания с ресурсами и сдает отчетность, считается, что выбор нормальный, — обратное доказывает налоговая. Если же поставщик пустой и работу явно выполнил кто-то другой, уже бизнесу придется доказывать, что он проверял партнера.
Сомнения в подписи на счетах-фактурах сами по себе не повод снимать вычет, если поставка реальная.

Вывод для бизнеса. Компанию в этом деле спасли не выписки, а доказательства того, что поставка была настоящей: директор поставщика подтвердил работу, а товар везли экспедиторы по договорам. Поэтому собирайте не только распечатки из баз, но и все, что показывает реальную жизнь сделки.

Красные флаги: когда стоит насторожиться

Компания зарегистрирована пару месяцев назад, а предлагает крупную сделку.
В ЕГРЮЛ отметка о недостоверности адреса или директора.
Ноль сотрудников, нет имущества, а обещают с нуля построить объект.
Налогов почти не платит при больших оборотах.
Директор одновременно руководит десятком компаний или был дисквалифицирован.
Цена заметно ниже рыночной, а оплату просят полностью вперед или на счет третьего лица.
Партнер не хочет показывать документы, встречаться или отвечать на вопросы.

Один флаг — еще не приговор, но повод копнуть глубже. Несколько сразу — повод серьезно задуматься о сделке.

Типичные ошибки бизнеса: проверить партнера один раз при первой сделке и больше не смотреть; не сохранить результаты; проверять «для галочки» и игнорировать то, что нашли; одинаково поверхностно проверять и закупку канцелярии, и подряд на десятки миллионов.

Коротко

Пятнадцать минут на проверку партнера и папка с результатами — недорогая страховка от доначислений, пеней и штрафов. Проверяйте партнера перед первой сделкой и периодически в ходе работы, сохраняйте доказательства и не игнорируйте тревожные сигналы.

Если вы не уверены в партнере или налоговая уже задает вопросы по контрагенту, обращайтесь к нам: проверим поставщика, поможем собрать досье и подготовить ответ на требование инспекции.